「英文を書くのに時間がかかりすぎる」「要旨がぼやけてしまう」…そんな悩みを解消する、英語を使ったEメール作成の基本について解説します。 ※本記事は、ビジネス英語研修会社Q-Leap代表取締役社長・浅場眞紀子氏の著書『英文Eメールハンドブック』（アルク）より一部を抜粋、再編集したものです。
（※写真はイメージです／PIXTA）
メールの目的を果たす「最重要メッセージ」の考え方
英文Eメールを書くとき、あなたはこんな問題に直面していませんか？
□いつも書き出しで手が止まってしまう
□書くのに時間がかかりすぎる
□書いているうちに要旨がぼやけてしまう
□相手から内容を確認する趣旨のメールをよくもらう
これらの問題は、メールを書き始める前の準備として「トピックセンテンス」を書くことで解消されるでしょう。
【トピックセンテンスとは】
◆Eメールの核となるトピック（話題）を表す1文のこと
◆内容的に首尾一貫したEメールを書くために作成する
◆余分な情報はギリギリまでそぎ落としてなるべく10語以内に収める
◆完成したトピックセンテンスを使うと「件名」の作成が楽になる
①トピックセンテンスの役割
もしあなたが「1文しか送ることができない」という条件でEメールを作成するとしたら、どのような文を書きますか？ そこには、そのメールの目的を満たす最も重要なメッセージが入るはずです。
それがトピックセンテンスです。極論するなら、それさえ書ければそのEメールを送る目的の大半は達成されたことになります。それ以外の情報はすべて、その目的をより効果的に伝えたり、目的の達成を助けたりするために加えられる情報のはずです。
英文Eメールを迅速かつ正確に書き、相手に意図を確実に伝えるためには、短いものであることはもちろん、「1通のEメールで伝えるメッセージは1つ」であるのが理想です。トピックセンテンスは、内容にぶれのない首尾一貫したEメールを書く上で重要な役割を担うものです。
さらに、Eメールの最重要パーツの1つである「件名」は、完成したトピックセンテンスをベースにすることで非常に楽に作成でき、時間の短縮にもつながります。
