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管理会社変更の流れ・手順
以下からは、特にワンルームやアパートなど比較的小規模な物件を対象とした管理会社変更の流れについて解説します。
・現在の管理会社の問題点を整理する
・現在の管理会社の契約期間・解約方法・違約金を確認する
・新しい管理会社の選定・比較を行う
・現在の管理会社を解約する
・新しい管理会社と契約を結ぶ
・入居者に管理会社の変更を報告する
現在の管理会社の問題点を整理する
まず、現在の管理会社に関する課題を明確にすることが重要です。
入居者対応の遅れや清掃の不備、費用対効果の低さなど、現状の問題点を具体的に洗い出し、それに基づいて新たな管理会社に期待する改善点を整理します。
この段階で、何を優先的に改善したいのかを明確にすることで、次のステップで適切な管理会社を選定しやすくなります。
現在の管理会社の契約期間・解約方法・違約金を確認する
次に、現在の管理会社との契約内容をしっかりと確認しましょう。
管理会社によっては、契約期間の縛りや解約のタイミングが指定されている場合があるため注意が必要です。具体的には、「解約の3ヶ月前までに書面で通知すること」などの条件が設定されています。
契約期間中の解約の場合、違約金が発生することもあるため、解約を検討した際には事前に現在の管理会社との契約内容をしっかりと確認し慎重に進めましょう。
新しい管理会社の選定・比較を行う
新しい管理会社を選定する際には、複数の候補から提案を受け、費用やサービス内容を比較検討します。
管理会社ごとに費用もサービス内容も異なります。管理手数料、提供するサービスの範囲、実績や評判など、多角的な視点で比較することがポイントとなります。また、物件の特性に合った柔軟な対応が可能かどうかを確認することも大切です。
現在の管理会社を解約する
新しい管理会社が決まったら、現在の管理会社に解約通知を出します。あらかじめ確認しておいた通知方法・手続きに従い、適切に対応することが重要です。
また、解約後に必要となる書類やデータの引き継ぎを円滑に進めるための準備も忘れずに行いましょう。この引き継ぎが不十分だと、新しい管理会社での運用がスムーズに進まない場合があるため、細部まで注意を払うことが求められます。
新しい管理会社と契約を結ぶ
次に、新しい管理会社と契約を結びます。この段階で、管理業務の詳細や費用、対応範囲について、再度綿密に確認することが重要です。
契約書の内容をしっかりと精査し、双方が合意すれば、正式契約を結びます。また、契約時に入居者情報や物件の詳細データを新しい管理会社に共有し、迅速に運用を開始できるように協力しましょう。
入居者に管理会社の変更を報告する
最後に、入居者に対して管理会社変更を通知します。
通知が遅れてしまうと、家賃の支払いが遅れたり、入居者からの問い合わせが前の管理会社にいってしまったりするため、変更後の管理会社と協力し、早めの段階で書面による通知を行うことをおすすめします。
