(※写真はイメージです/PIXTA)

クリニックの運営が安定し、患者数が増えてくると、やがて院長ひとりで事務作業をこなすことが不可能になります。そのようなとき、診療以外の重要な仕事を一手に引き受けてくれる「事務長」の存在があれば、院長は診療に専念でき、クリニックも次のステージへと一回り大きく成長できるのです。ここでは、事務長を置くメリットとその役割について見ていきます。本連載は、コスモス薬品Webサイトからの転載記事です。

円滑なクリニック運営には「人に任せる」ことも重要に

クリニックの開業からある程度時間が経過し、患者様が順調に増加してくると、診療規模拡大による分院展開、医師を含めたスタッフの増員などを検討する時期が来ます。

 

そのステージに到達すると、診療以外のマネジメント業務(採用・経営・行政対応など)について、院長ひとりでの対応がむずかしくなります。その段階になってから、状況の改善を始めては大変です。

 

管理者・経営者であり、日々の診察も行う院長は、診療業務の拡大を考えた場合、ある程度人に任せないと、円滑なクリニック運用が困難になります。

 

その解決策のひとつとして「事務長の採用」があります。事務長をうまく利用することによって、経営の円滑化のみならず、医師としての業務以外である、膨大かつ煩雑な業務から解放され、本来注力すべき診療に専念し、分院展開などの事業拡大も可能となるのです。

医療機関における「事務長」の役割と権限

医療機関の業務は主に、

 

●診療報酬請求や公費事業(ワクチン・健診など)の「医事」

●採用などに関わる「総務」

●給与支払いや社会保険対応を含めた「経理」

●従業員の勤務時間などの勤怠・有休休暇取得などに関わる「労務」

 

上記に分けられます。

 

事務長は「医療機関の事務業務全般を統括」する責任ある役職です。入院病床がある病院であれば、事務長の役割と権限は慣習的なところがありますが、クリニックにおいては組織のあり方は、事務長のビジョンによって大きく変わるからです。

 

クリニックという小さな組織では、事務長は院長と二人三脚で歩んでいくパートナーの立場です。院長は「経営者・医師・管理者」という3つの役割を持つ多忙な立場ですが、事務長は一般的に、院長でなくても担当可能な業務を担います。

 

例として、スタッフや患者様からの相談役や問い合わせの対応、苦情の対応に加えて、近隣の医療機関や医師会・行政(保健所・保健福祉センター・市町村など)とのやりとりが挙げられますが、なにより、職員の採用・退職に関しての人材管理が重要です。

最も大変なのは、クリニック内外の「人」に関連する仕事

事務長は、院長のビジョンのもと、現場の業務繁忙度や、患者様・ご家族さまの声、とくに待ち時間などに気を使いながら、必要とされる人員の確保および維持に重要な役割を持ちます。

 

医療機関は医師のみでは営業はできず、看護師・医療事務などのコメディカルにより医療機関としての機能が発揮できます。

 

コメディカルの多くは女性である反面、近年では子育て・介護など社会情勢の変化から、勤務条件に関わらず採用が困難になっている傾向があります。そのことから、ある程度の幅を持たせた募集スケジュールなどの採用計画・立案や、人材紹介・募集サイトへの登録、場合によってはハローワーク・就職専門誌を使い、院長とともに書類選考・面接・結果報告から採用に至る準備(制服やロッカーの準備、社会保険の手続きなど)を一括して行います。

 

これに加え、現存のスタッフへの教育・マネジメント、勤怠に関しての業務設計の管理・実行も事務長の重要な業務です。

収支の管理・経営ビジョンの評価

クリニックの経営状況の掌握、財務状況の調整等を踏まえた運営管理は、診療を維持する上で必要な業務です。クリニックの利益を上げていくには、患者数の増加が必要であり、結果としてサービスの質の維持向上をすることが重要となります。

 

患者様からの声はもちろん、スタッフからの意見を踏まえ、財務状況の改善・管理を行うのも、事務長の重要な役割です。賞与や退職金支払いに向けた積み立ての実施、福利厚生の拡充のプラン策定などにより、スタッフのモチベーションを上げる仕組みをいかに作り出すかがポイントとなります。

情報ネットワークの発信役としての役割も

事務長は、前述のクリニックにおける人材、財務状況、医療機器をはじめとする物品、近年の診療報酬や医療のトレンドといった情報等を網羅・掌握し、最終判断者である院長へ迅速かつ正確に伝える必要があります。経営の判断やビジョン策定は院長が下しますが、そこまでの計画立案・実行や進捗把握の管理も事務長の仕事です。

 

同時に、院長のビジョンや発信を咀嚼し、スタッフに伝達します。いうなれば、モチベーションが高い職場雰囲気を醸成する〈影武者〉としての役割です。「院長はこのように考えていますので、具体的には〇〇していきましょう」といった、代弁者となるのです。

 

情報伝達は、院外の医療機関への挨拶回り、クリニックのHPやSNSの更新、集患PRとしてのメディア発信などを通じた活動も担います。ときにはクリニックの成長や存続のため、院長に代わってスタッフへシビアな決断を迫る場面もあります。

 

そのほか、院長に対するスタッフからの反感・反旗を事前に察知して火消しをすること、院長が間違った方向に進むのを食い止めるご意見番、調整役としての役割もあります。

事務や運営管理の限界を感じる前に「事務長」の採用の検討を!

このように、医師が行っていた膨大・煩雑かつ多様な医業以外の業務を行うストレスを減らすことが、事務長を採用する究極のメリットです。

 

クリニックの事務長は医療行為以外のすべてを担うゼネラリストとしての高いコミュニケーション能力、問題察知能力と行動力・実行力、金銭や法律に関しての高いリテラシーが必要です。事務長雇用がうまくいけば、クリニックの雰囲気も落ち着き、安定した運営が可能となることから、人柄がよく組織マネジメント能力の高い方は、常に求められているといえます。

 

クリニックが大きくなるほど、院長とスタッフの距離が遠くなる傾向となりますので、橋渡し役としての事務長は重要です。ある程度の規模となり、院長が事務や運営管理の限界を感じる前に、よき右腕としての事務長の雇用を検討されることをお勧めします。

 

 

武井 智昭
株式会社TTコンサルティング 医師

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