【SNSでよく話題】Excel初心者「セル結合!」「セル内で改行!」「スペースで見栄え調整!」←これがダメな理由…

【SNSでよく話題】Excel初心者「セル結合!」「セル内で改行!」「スペースで見栄え調整!」←これがダメな理由…
(※写真はイメージです/PIXTA)

Excelは使い方を調べなくても直感的に操作できるので、多くの人は特に勉強することなく使っているでしょう。しかし、Excelをきちんと学ばないままでは非効率な作業を抜け出せないばかりか、せっかく入力しても「使えないデータ」になっていることが少なくありません。Excel医氏の著書『人生を変える Excelの神スキル』(KADOKAWA)より一部を抜粋し、「データベースとは?」「データベースを作るには?」を紹介します。

Excelの「データベース」とは?

データベースとは「集計しやすいように整っているデータの集まり」のことです。


このデータベースを作る際に大事になってくるのが、データ入力の統一ルールです。以前、総務省の統計局が示した、データ入力の統一ルールについてのツイートがバズりました(図表1)。
 

[図表1]筆者のツイート

 

これは国の各省庁がネット上に統計情報を公開する際に、コンピューターですぐに使えるデータにするためのチェック項目です。せっかく公開された情報も、使えなければ全く意味がありませんからね。

 

たくさんのチェック項目が掲載されていますが、中でも気をつけたいポイントをピックアップして紹介します。具体的な操作は本記事の後半で説明します。

これだけは守ってほしい「Excelの入力ルール」

【ポイント】1セル1データか? 文字列を含んでいないか?

まず次の2つ(図表2)。なにがダメかわかりますか?

 

出所:Excel医著『人生を変える Excelの神スキル』(KADOKAWA)
[図表2]ダメなテーブルの例 出所:Excel医著『人生を変える Excelの神スキル』(KADOKAWA)

 

左の例では、1つのセルに複数のデータが含まれていて、データが文字列になっています。右の例も、データに「円」や「▲」といった文字列が含まれていて、データ自体が文字列となっています。そのため、右の表ではSUM関数の結果や足し算の結果がおかしくなっています。

 

正しく入力したテーブルはこちらです(図表3)。右の表の計算結果も正しく出ています。

 

出所:Excel医著『人生を変える Excelの神スキル』(KADOKAWA)
[図表3]正しく入力したテーブルの例 出所:Excel医著『人生を変える Excelの神スキル』(KADOKAWA)

 

「いや『1セル1データ』がいいのはわかるけど、普段扱ってるデータが『1セル複数データ』だから困ってるんだよ!」←わかります。そうですよね。そんなときは、記事後半で説明する「区切り位置」を使いましょう。

 

【ポイント】セルの結合をしていないか

「セル結合ダメ!」←これ、ネットやSNSではめちゃくちゃよく話題になります。ですが、私はリアルで言われたことも言ったこともありません。おそらくExcelができる人は内心「やめてくれ~」って思っていることでしょう。

 

たとえばこんな感じです(図表4)。

 

出所:Excel医著『人生を変える Excelの神スキル』(KADOKAWA)
[図表4]セル結合のよい例と悪い例 出所:Excel医著『人生を変える Excelの神スキル』(KADOKAWA)

 

左は【市区町村】と【ふりがな】を上下に並べ、【生産本数】が1つのセルに結合されています。こうすると、「ちよだく」「58406」のセットなのか「千代田区」「58406」のセットなのか、対応関係が不明確となり、読み取りに支障が出てきます。正しく入力するには、右のように【ふりがな】の列を作り、1行のデータにしましょう。

 

【ポイント】スペースや改行等で体裁を整えていないか

見た目を整えるためにスペースを入れて「 A」としたり、「鎮静剤」と「A-1」の間に改行を入れたりすると、「A」や「鎮静剤A-1」とは別のデータになってしまいます(図表5)。つまり、「鎮静剤A-1」と検索しても見つからないのです。

 

出所:Excel医著『人生を変える Excelの神スキル』(KADOKAWA)
[図表5]スペースや改行で体裁を整える よい例・悪い例 出所:Excel医著『人生を変える Excelの神スキル』(KADOKAWA)

 

「はいはい、スペースと改行ね。確かにダメだよね。でも扱ってるデータが…」←そんなときは置換しましょう。

 

【ポイント】項目名等を省略していないか

これも似たような問題です(図表6)。同じ単語を何度も繰り返すのって、確かに気になりますよね。気持ちはよくわかります。でも、使うときのことを考えると全くの逆効果なのです。

 

出所:Excel医著『人生を変える Excelの神スキル』(KADOKAWA)
[図表6]項目名等の省略のよい例・悪い例 出所:Excel医著『人生を変える Excelの神スキル』(KADOKAWA)

 

【鎮静剤A-1】以降はすべて番号の部分しか記載されていません。2とか3といった数字だけでは何のことかわかりませんし、実際の数値データと区別がつきません。

 

こんなときのためのオートフィルです。オートフィルの詳しい話は前回の記事で紹介しましたが、改めて説明しましょう。「鎮静剤A-1」のセルにカーソルを移動して、右下の■を下にドラッグしてみてください。ほら、連続データになりましたよね。誰も「鎮静剤A-2」「鎮静剤A-3」ってすべて手で入力しろって言っているわけではないですからね。

 

【その他の事項】

総務省が示したルールには、今回紹介した項目も含めて、こんな注意事項が記載されています(省庁向けの独自ルールもあるので、そういったものは除外しています)。

 

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□1セル1データとなっているか

□数値データは数値属性とし、文字列を含まないこと

□セルの結合をしていないか

□スペースや改行等で体裁を整えていないか

□項目名等を省略していないか

□数式を使用している場合は、数値データに修正しているか

□オブジェクトを使用していないか

□データの単位を記載しているか

□機種依存文字を使用していないか

□数値データの同一列内に特殊記号(秘匿等)が含まれる場合

□データが分断されていないか

□1シートに複数の表が掲載されていないか

 

※総務省資料より(https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/01toukatsu01_02000186.html)

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この一覧は、Googleなどの検索サイトで「総務省 データ統一 ルール」と検索すると、トップに出てきます。具体的な例を交えて「こういうふうに入力しましょう」と紹介されているので、ぜひ読んでみてください。どんな考え方に基づいて作られているのか、自分なりに考えてみるのもいいと思います。

次ページデータベースを作るには?

※本連載は、Excel医の著書『人生を変える Excelの神スキル』(KADOKAWA)より一部を抜粋し、再編集したものです。

人生を変える Excelの神スキル

人生を変える Excelの神スキル

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KADOKAWA

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