誤字脱字だけでなく、表現の添削も得意なChatGPT
仕事で作成する文書やお客様宛、上司宛のメールなどは、誤字脱字があると失礼な印象を与えてしまいます。また、ミスの多い人なのではないかと信頼を失ってしまうかもしれません。
ChatGPTを使えば、自分の書いた文章をもっと丁寧な表現に変えてもらったり、魅力的な文章にしてもらったりすることができます。ぜひChatGPTに手伝ってもらい、文章を添削してもらいましょう。
【プロンプトの型】
以下のお客様宛のメール(1)を、より丁寧で感じの良いメールに(2)変えてください。
・誤字脱字があれば修正してください。(3)
・最後に、修正した箇所と修正した理由を教えてください。(4)
【メール】
(メール文を貼り付け)
(1)誰宛かを書いておくと、それに合わせて修正してくれます。
(2)どのように変えてほしいかを明記しましょう。
(3)これを書いておくと、誤字脱字を修正してくれます。
(4)これは必須ではありませんが、書いておくと今後の参考になりますので、
ぜひ書いておきましょう。
【ChatGPTとの会話例】
(依頼)
以下のお客様宛のメールを、より丁寧で感じの良いメールに変えてください。
・誤字脱字があれば修正してください。
・最後に、修正した箇所と修正した理由を教えてください。
【メール】
件名: 打ち合わせ日程の変更についてお知らせします
お疲れ様です、
私たちの上司が急遽出張に出ることになりましたので、御社とのすち合わせの日程変更をお願いいたします。
変更前:7月10日(金)午後2時
変更後:7月12日(日)午後3時
上司のスケジュールの調整が必要ですので、早めの返信をお願いいたします。
お手すをおかけしますが、何卒ご理解とご協力をいただけますようお願い申し上げます。
何かご質問やご要望がありましたら、お気軽にお知らせください。
よろしくお願いいたします。
(ChatGPTの回答)
【修正後のメール】
件名: 重要:打ち合わせ日程のご変更につきまして
いつも大変お世話になっております。
私どもの責任者が、突然の出張が決定しましたため、ご面倒をおかけいたしますが、御社とのお打ち合わせ日程を変更させていただきたく思います。
変更前:7月10日(金)午後2時
変更後:7月12日(日)午後3時
責任者のスケジュールの調整をするため、お早めのご返信をいただけますと幸いです。大変お手数をおかけいたしますが、何卒ご理解とご協力を賜りますよう、お願い申し上げます。
ご不明点やご要望などがございましたら、いつでもお気軽にご連絡ください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
【修正した箇所とその理由】
1.「お疲れ様です」を「いつも大変お世話になっております」に変更:メールの初めには相手への敬意を示す言葉を選ぶべきです。後者の方がよりビジネスライクで丁寧な表現です。
2.「私たちの上司」を「私どもの責任者」に変更 :「上司」より「責任者」の方が公式なコミュニケーションに適しています。
3.「すち合わせ」を「お打ち合わせ」に修正:この箇所はタイプミスで、「お打ち合わせ」が正しい表現です。
4.「早めの返信」を「お早めのご返信」に変更:「ご返信」の方が丁寧な表現です。
5.「お手す」を「お手数」に修正 :「お手す」は誤字で、「お手数」が正しい表現です。
6.「何かご質問やご要望がありましたら、お気軽にお知らせください」を「ご不明点やご要望などがございましたら、いつでもお気軽にご連絡ください」に変更 :「ご連絡ください」の方が、「お知らせください」よりも具体的で自然な表現です。
このように数秒で添削をしてくれます。「修正した箇所とその理由」で記載されている箇所以外にも、細かく修正してくれています。例えば、「急遽出張に出ることになりましたので」を「突然の出張が決定しましたため」に修正してくれていますね。
特に有料版のGPT‐4では日本語力が非常に高く、きれいな印象の良い日本語に変えてくれますので、ぜひChatGPTの力を借りて、自分のミスしやすいところを知り、日本語力も上げていきましょう。
谷口 恵子
AI活用コミュニティ
代表
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