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相手に不快感を与えない3ステップ
次は「②断りの理由と謝罪を伝える」のですが、ストレートに「無理です。できません」だけではぶっきらぼうな印象を与えてしまいます。
「親を病院に送迎する約束があるので、申し訳ありません」
「久しぶりに地元から友人が来てくれて会う先約があるので、大変申し訳ございません」
など、相手が「それなら仕方がないか」と思うような理由を数パターン用意しておくと、咄嗟の時にも対応できます。
休日出勤を頼まれた場合なら、「友人の結婚式があり、その日は出社できません」
「友達の引っ越しの手伝いをする約束が入っております」などもいいですね。
やりたい気持ちはあるけれど、忙しくて都合がつかない、という切り口で断ることが大事です。
実際に業務が忙しくて依頼を受けられないという場合は、A4の紙でTO DO LISTを作り、それを見せて理解を得るという手もあるでしょう。
しかし、②で会話を終えてしまうと、依頼したほうも「あ、断られたな」と気まずさが残ってしまうので、3つ目のステップとして、
「お声がけいただいたのにすみません。またよろしくお願いします」
など、次こそは引き受けたい気持ちを伝えて締めましょう。
この3ステップで断ると、断ったにもかかわらず丁寧な人という印象を与えられ、断られたほうも「まあ、それなら今回はしょうがないか」という気持ちで受け止めることができます。
同僚間の場合、断ることができる分、断り方を誤ると普段のコミュニケーションにも支障をきたすことがあります。
めんどくさい人に揚げ足をとられないためにも、3ステップでのお断りをぜひ試してみてください。
井上 智介
産業医
精神科医
健診医
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