ベテラン上司も納得…「デキる新人」のコミュニケーション術

新入社員にはコミュニケーション能力が求められます。まず重視すべきは上司への「ホウレンソウ」です。新入社員が身につけるべきビジネスマナーを、元・全日本空輸株式会社客室乗務員のプロフェッショナルマナー講師、岩崎智子氏が解説します。※本記事は、『ひと目で要点理解 最新版ビジネスマナー解体新書』(ナツメ社)より抜粋・再編集したものです。

指示の最後には「内容を復唱」してミスを防ぐ

仕事の多くは、上司や先輩からの指示を受けることから始まります。指示を受けるときは、指示内容を正確に理解し、実行するために、必ずメモをとりましょう。内容をメモしながら疑問に思ったことは、話を全て聞き終えた後に質問します。よくわからないまま進めるのはミスの原因になるので禁物です。そして、最後にお互いの認識に違いがないよう、必ず復唱して確認します。

 

指示された仕事と現在進行中の仕事が重なっていたり、複数の指示を受けたりした場合は、どちらを先にすべきか優先順位を確認します。また、メールでの指示には必ず返事をし、疑問点があればメールか電話で確認します。

 

 ●指示の受け方 

 

①名前を呼ばれたら「はい」と返事をする

上司や先輩から名前を呼ばれたら、作業している手を止め、「はい」と返事をし、メモとペンを持って呼んだ人のもとにいきます。

 

②指示内容をメモする

指示内容をよく聞きながらメモをします。5W3Hをふまえた9マスメモで要点を書き留めると、確認がしやすくなります。なお、メモをとる際、ときどき相手の顔を見たり、相づちを売ったりし、「あなたの話をきちんと聞いています」というサインをすると、相手は安心します。

 

 

③疑問点があれば質問をする

よくわからない点は、上司や先輩の指示をひととおり聞いた後に、まとめて質問します。

 

④指示内容を復唱する

間違いがないよう、指示内容を復唱して、双方の認識を一致させます。

 

 【リモートワークの場合】 

 

①メール内容を確認し、「承知いたしました」と返信

メールによる指示が中心となります。上司や先輩から、仕事の指示のメールが届いたら、まずは「〇〇の件、承知いたしました」と指示のメールを受け取ったこと、指示どおりに実行することをメールします。黙ったまま、実行するのは禁物。指示した側は、メールを確認しているか不安になります。

 

②疑問点があればメールや電話で確認

わからない点は、メール、電話、SNSなどで確認します。

 

指示内容に対して思うことがあるとき

指示された仕事の進め方では非効率だと思った場合は、「提案」という形で上司や先輩に言いましょう。その際「差し出がましいようで申し訳ありません」と前置きしてから、「〇〇の進め方ですが、〇〇というやり方はいかがでしょうか」と話します。
 

 知っ得ポイント 

 

●指示された内容について正確にメモをとり、認識間違いがないよう複勝をする。

●複数の指示が出たときは、優先順位を確認する。

 

 

 

岩崎 智子

NPO法人日本サービスマナー協会
プロフェッショナルマナー講師

 

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NPO法人日本サービスマナー協会
プロフェッショナルマナー講師 

1992年、全日本空輸株式会社入社後、客室乗務員として乗務。1996年退社後、渡米。2002年 帰国後、司会・MCとして結婚式、式典をはじめ各種イベントを担当。多くのお客様と接する中でマナーの大切さを感じ、講師を志す。2009年より、日本サービスマナー協会認定プロフェッショナルマナー講師として、各種研修を担当する。

専門は、ビジネスマナー、サービス接遇マナー、電話応対、クレーム応対・クレーム電話応対、マナー講師育成、美しい日本語と話し方、就職対策、面接対策。

常に優しさと笑顔を心がけ、受講生に合わせた「身近に感じられる研修」を実施。参加型の研修をメインとし、「頭で理解できるが行動に移せない」を解決。「インプットした知識を実践することがホスピタリティの発現」をモットーに、限られた時間の中、実践を多く取り入れ、活気ある研修の実現を心がける。

著者紹介

連載ひと目で要点理解!新社会人が一番やさしく学べるビジネスマナー

ひと目で要点理解 最新版ビジネスマナー解体新書

ひと目で要点理解 最新版ビジネスマナー解体新書

岩崎 智子(監修)

ナツメ社

●社会人必携のビジネスマナー本! 服装からあいさつ、メール、冠婚葬祭まで、社会人に必須なマナーを一冊にまとめました。リモートワークなどで知っておきたい最新のマナーも解説していますので、新社会人からベテラン社員、…

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