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指示の最後には「内容を復唱」してミスを防ぐ
仕事の多くは、上司や先輩からの指示を受けることから始まります。指示を受けるときは、指示内容を正確に理解し、実行するために、必ずメモをとりましょう。内容をメモしながら疑問に思ったことは、話を全て聞き終えた後に質問します。よくわからないまま進めるのはミスの原因になるので禁物です。そして、最後にお互いの認識に違いがないよう、必ず復唱して確認します。
指示された仕事と現在進行中の仕事が重なっていたり、複数の指示を受けたりした場合は、どちらを先にすべきか優先順位を確認します。また、メールでの指示には必ず返事をし、疑問点があればメールか電話で確認します。
●指示の受け方
①名前を呼ばれたら「はい」と返事をする
上司や先輩から名前を呼ばれたら、作業している手を止め、「はい」と返事をし、メモとペンを持って呼んだ人のもとにいきます。
②指示内容をメモする
指示内容をよく聞きながらメモをします。5W3Hをふまえた9マスメモで要点を書き留めると、確認がしやすくなります。なお、メモをとる際、ときどき相手の顔を見たり、相づちを売ったりし、「あなたの話をきちんと聞いています」というサインをすると、相手は安心します。
③疑問点があれば質問をする
よくわからない点は、上司や先輩の指示をひととおり聞いた後に、まとめて質問します。
④指示内容を復唱する
間違いがないよう、指示内容を復唱して、双方の認識を一致させます。
【リモートワークの場合】
①メール内容を確認し、「承知いたしました」と返信
メールによる指示が中心となります。上司や先輩から、仕事の指示のメールが届いたら、まずは「〇〇の件、承知いたしました」と指示のメールを受け取ったこと、指示どおりに実行することをメールします。黙ったまま、実行するのは禁物。指示した側は、メールを確認しているか不安になります。
②疑問点があればメールや電話で確認
わからない点は、メール、電話、SNSなどで確認します。
指示内容に対して思うことがあるとき
指示された仕事の進め方では非効率だと思った場合は、「提案」という形で上司や先輩に言いましょう。その際「差し出がましいようで申し訳ありません」と前置きしてから、「〇〇の進め方ですが、〇〇というやり方はいかがでしょうか」と話します。
知っ得ポイント
●指示された内容について正確にメモをとり、認識間違いがないよう複勝をする。
●複数の指示が出たときは、優先順位を確認する。
岩崎 智子
ＮＰＯ法人日本サービスマナー協会
プロフェッショナルマナー講師
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