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新社会人必修、ビジネス文書作成「10のポイント」
●ビジネス文書作成のポイント
①通信手段を考える
注文書や簡単な変更連絡の文書はメール添付やファクシミリ（FAX）でも構いませんが、契約書や挨拶状などの書面でのやりとりが慣例となっているものや、社交の要素が強いものは紙の文書で郵送するのが一般的です。通信手段に迷ったら上司に確認しましょう。
②発信日や提出期限を確認する
文書の内容に合わせて発信予定日を決め、作成予定を立てます。提出期限が決まっている場合は遅れないように十分注意しましょう。書類によっては期限を過ぎると無効になってしまうものもあります。
③漢字の変換ミスに気をつける
同音異義語に気をつけ、伝えたい内容に合った漢字に変換されているか、急いでいるときほど確認しましょう。間違えて使うと意味がまったく変わり、誤解を生む可能性もあります。
例）
【清算・精算・生産】 【復習・復讐】 【機械・機会】
【移動・異動】 【解答・回答】 【紹介・照会】…など
④タイトルは内容がすぐわかるように
読み手はまずタイトルを見て、どのような内容が書かれているかを推測し、その先を読むかどうかを決定します。一見して書かれている内容がわかるタイトルをつけることで、相手の時間をできるだけ奪わず効率的に文書を読んでもらうことができます。
例）
【5月10日開催イベント】提案書ご確認のお願い
【お知らせ】弊社営業時間変更について
【○○社プレゼン用試作品】御見積書ご確認のお願い
⑤短く文書を切る
一文では1つのことだけを書くように心がけましょう。1つの文章に2つ以上の意味を込めると、一読しただけでは理解できず混乱することもあります。一文に1つのことが書かれた文章とは、主語と述語が1つの文章です。また、一文は長くても40～50文字程度とし、簡潔にまとめます。
例）
OK：先日お送りいただいた御見積書を拝見いたしました。大変恐縮ですが、○○費を10％減額いただくことは可能でしょうか。また、△△費につきましては、引き続き社内で検討させていただきたく存じます。
NG：先日お送りいただいた御見積書を拝見しましたところ、○○費の金額が想定していた額を上回っておりましたので、10％減額し、△△費については引き続き検討させていただけると幸甚でございます。
⑥接続詞に注意する
適切な接続詞が使われていないことにより、文章をスムーズに読めなかったり誤解されたりすることもあるので気をつけましょう。
例）
OK：これは自動機能がついているので、使い勝手がよいです。さらに、値段も安いです。
NG：これは自動機能がついていますが、使い勝手がよく、値段が安いです。
⑦内容は具体的にする
誰が読んでも同じように理解できる表現を心がけましょう。ビジネス文書ではあいまいな表現を避け、具体的な数字や固有名詞を書きましょう。特に数字の情報は正確に書くことが大切です。
例）
OK：4月24日（金）17時までにお送りください。
NG：できるだけ早くお送りください。
⑧わかりやすい言葉を使う
使用する言葉はわかりやすいものにし、専門用語や外国語などの使用は最小限にとどめます。
例）
OK：優先順位の高い要素から解決していく。
NG：プライオリティの高いファクターからクリアしていく。
⑨相手の氏名と役職は正確に
氏名や役職を間違えることはとても失礼です。社外文書でミスのあった場合、取引中止ということまで起こりかねません。役職は変わる可能性があるので最新情報を確認しましょう。氏名は名刺を見て正しく書きます。特に旧漢字を使った氏名が名刺に書かれていた場合、旧漢字で記載するのがマナーです。
例）
【 﨑 髙 邉 邊 斎 齋 齊 冨 眞 】
などを正しく書きます。勝手に常用漢字にしないこと。
⑩会社名、役職名まで入れる
「〇〇株式会社〇〇部 部長〇〇〇〇様」というように、役職名も必ず入れます。社外に提出する場合、名前はフルネームで。複数のお客様を書く場合は、名前とともに、会社名もあわせて書きましょう。
中山 佳子
株式会社フィールドデザイン 代表取締役
一般社団法人書道能力開発協会 理事長
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